ExactOnline

Algemeen

DigiMembers.nl is geen boekhoud programma. Om deze functionaliteit toch te kunnen ondersteunen heeft de KNGU een contract afgesloten met Exact (www.exact.nl).

Vanuit dit contract is het voor de KNGU mogelijk om verenigingen ExactOnline als boekhoudprogramma aan te bieden. Hierbij is het nodig dat er gegevens vanuit DigiMembers.nl worden doorgegeven aan ExactOnline en er gegevens vanuit ExactOnline worden opgevraagd in DigiMembers.nl.

 

Hoe werkt het

• Een vereniging die gebruik maakt van ExactOnline, heeft zowel een DigiMembers.nl portaal als een ExactOnline portaal. Deze portalen worden met elkaar in verbinding gebracht zodat ze facturatiegegevens gaan uitwisselen. Bij het maken van de verbinding worden de grootboekrekeningnummers geïmporteerd vanuit Exact Online naar DigiMembers.nl en zijn dan ook niet meer muteerbaar in DigiMembers.nl. Het systeem zorgt hier zelf voor.
• Een Algemeen Beheerder of een Financieel Beheerder in DigiMembers.nl, start de facturering vanuit DigiMembers.nl, dit resulteert, na goedkeuring in een ClieOp bestand, PDF voor acceptgiro’s, of PDF voor Nota’s. Op dat moment worden de facturen met een synchronisatie proces vanzelf als openstaande journaalposten geboekt in ExactOnline. De ClieOp of PDF bestanden blijven op dezelfde manier beschikbaar voor de Algemeen/Financieel Beheerder. Het sychroniseren gebeurt dagelijks. Er kan dus even tijd overheen gaan voordat u de resultaten in het andere portaal ziet.
• Bij het goedkeuren van een facturatie in Digimembers.nl, worden de facturen als openstaande journaalposten geboekt in ExactOnline. Hierbij worden de volgende gegevens bij een journaalpost in ExactOnline geboekt:
  • Debiteur
  • Grootboekrekening
  • Betalingskenmerk
  • Bedrag
  • Datum
• Alle betaalrelaties komen als debiteur in ExactOnline. Hierbij worden de volgende gegevens overgezet:
  • Lid/Relatienummer binnen de vereniging
  • Naam
  • Adres
  • Rekeningnummer
• In ExactOnline worden de binnenkomende betalingen geregistreerd. Deze gegevens worden automatisch door ExactOline doorgestuurd naar DigiMembers.nl. Dit wordt dagelijks door de systemen bijgewerkt. Het kan dus even duren voordat u in ExactOnline ingevoerde betalingen terugziet in DigiMembers.nl.
• In ExactOnline binnengekomen storneringen worden naar Digimembers.nl doorgeboekt waardoor de gestorneerde facturen weer als openstaande posten staan geregistreerd en weer worden meegenomen met het aanmaken van herinneringen in Digimembers.nl
• Het boekstuknummer is niet meer vrij-invulbaar maar komt als resultaat terug bij het opvoeren van de journaalposten.
• Herinneringen van betalingen worden vanuit DigiMembers.nl gegenereerd, maar komen niet in ExactOnline terecht.
• De oorspronkelijke factuur blijft openstaan totdat de openstaande post volledig voldaan is.
• Bij deelbetalingen blijft er een gedeeltelijke journaalpost openstaan.
• Bij aanlevering van journaalposten worden door Digimembers.nl, ook de betaalrelaties overgestuurd naar ExactOnline. Het gaat hier om basale NAW gegevens (Lid/relatienummer, Naam, adres en bankrekening)
• Grootboekrekeningen worden, bij het activeren van de verbinding tussen ExactOnline en DigiMembers.nl, geïmporteerd vanuit ExactOnline naar Digimembers.nl en kunnen in DigiMembers.nl de factuurtypen alleen worden gekoppeld aan, in ExactOnline, beschikbare grootboekrekeningen. Indien er reeds afwijkende grootboekrekeningen zijn gebruikt in Digimembers.nl, zal dit tot uitval leiden in de communicatie van de openstaande posten. Deze posten kunnen niet geboekt worden in ExactOnline.

Aanvragen

Een vereniging die gebruik wil maken van een portaal in ExactOnline, vraagt dit aan bij de servicedesk DigiMembers op servicedesk@digimembers.nl. De servicedesk DigiMembers stelt een opstartlink voor ExactOnline ter beschikking waarmee de vereniging zelf een betaald abonnement bij ExactOnline kan nemen en zelf een portaal kan aanmaken.

De kosten van een abonnement zijn afhankelijk van de (extra)opties die een vereniging kiest bij het aanmaken van het portaal. Een vereniging krijgt via de KNGU-link korting bij Exact op de normaal geldende abonnementsprijs.

De servicedesk DigiMembers zorgt er voor dat er een extra module zichtbaar wordt in het DigiMembersportaal van de vereniging waardoor de verbinding tot stand kan worden gebracht door de vereniging zelf.

 

Voorwaarden

Voorwaarden voor activeren van de koppeling in DigiMembers.nl:

• De vereniging heeft in DigiMembers.nl alle instellingen ingericht
• De vereniging heeft één ExactOnline portaal en deze administratie ingericht (grootboekschema en een dagboekcode 70)

Gevolgen

Indien de koppeling tussen ExactOnline en DigiMembers.nl actief is gemaakt door de vereniging, zijn er een aantal functionaliteiten niet meer beschikbaar in DigiMembers.nl.

• Betalingen kunnen niet meer in DigiMembers.nl worden verwerkt
  
• Grootboekrekeningen kunnen niet meer beheert worden
  
• Storno's kunnen niet meer in DigiMembers.nl worden verwerkt

Facturen worden in Digimembers.nl aangemaakt

Betalingen en storneringen moeten in ExactOnline worden verwerkt.

Herinneringen worden vanuit DigiMembers.nl verstuurd en worden niet apart in ExactOnline geboekt. Hierbij blijven de openstaande posten openstaan totdat ze volledig betaald zijn.

 

Gegevens (niet)uitwisselen met de bank en ExactOnline

Indien de vereniging gebruik wil maken van de mogelijkheid om betalingsgegevens bij de bank, automatisch in ExactOnline te laten inlezen, dan moet de vereniging het abonnement ExactOnline uitbreiden met deze extra optie. Dit kan bij het aanmaken van het ExatcOnline portaal door de vereniging worden aangegeven of later bij Exact alsnog worden aangevraagd.

Indien de vereniging wel deze optie heeft en de vereniging werkt met Clieop, dan moeten de afzonderlijke incasso's opgenomen staan in het MT940, wat de vereniging terugkrijgt van de bank omdat anders de openstaande posten niet automatisch geboekt kunnen worden in ExactOnline. Hiervoor moet de vereniging het juiste contract met de bank afsluiten.

Nota’s/Acceptgiro’s worden ook in dit MT940 bestand aangeboden. Deze zullen wel altijd individueel zijn en gematched kunnen worden op betalingskenmerk/factuurnummer en bedrag.

Indien er niet automatisch gegevens met de bank en ExactOnline ingelezen kan worden, moet de vereniging handmatig de betaling aan de juiste openstaande post koppelen.

 

Stoppen met ExactOnline

Wanneer een vereniging wil stoppen met ExactOnline, dan kan de functionaliteit in DigiMembers.nl door de verenging zelf gedeactiveerd worden. Dit betekent dat er geen openstaande facturen meer worden verzonden naar ExactOnline en geen openstaande posten meer worden opgevraagd uit ExactOnline.

Daarnaast zullen de uitgeschakelde functionaliteiten weer beschikbaar komen.

Doel is het aanmaken van een portaal bij ExactOnline en het tot stand brengen van een verbinding tussen een portaal van ExactOnline en het DigiMembers.nl portaal.

 

Meldt u aan bij de servicedesk DigiMembers dat u een abonnement op ExactOnline wilt nemen. De Servicedesk zal u dan een link sturen. Door die link te activeren zult u via internet binnenkomen bij ExactOnline in een aanvraagprocedure.

Volg de stappen van deze aanvraagprocedure waarbij u verenigingsgegevens en betalingsgegevens moet invoeren en accoord moet geven voor betaling van uw abonnementsgeld per incasso. U krijgt ook de keuze om aan te geven wat voor abonnement u wilt hebben met welke mogelijkheden. Met een standaard abonnement kunt u met meerdere personen gelijktijdig inloggen en werkzaamheden doen in Exact. U hoeft daarvoor niet de optie te nemen om meerdere gebruikers te mogen hebben waarvoor u extra moet betalen.

Het afronden van de aanvraagprocedure geeft als resultaat een toegang tot een portaal in Exact Online. In de aanvraagprocedure heeft u zelf een gebruikersnaam en wachtwoord voor toegang moeten bedenken en invullen.

Daarna moet dat portaal worden ingericht.

Om met DigiMembers succesvol gegevens uit te kunnen wisselen moet er in het Exact portaal diverse instellingen goed staan, zoals betalingstermijnen voor Inkoop en Verkoop, boekjaar en minimaal 1 dagboekcode.

Als u er voor kiest het portaal door het systeem te laten inrichten met een standaard inrichting voor verenigingen, dan staan die instellingen meteen goed. Het inrichten van een portaal door het systeem met een standaardinrichting wordt dus sterk aanbevolen.

Hierbij wordt alleen beschreven wat nodig is om in te richten om met DigiMembers gegevens uit te kunnen wisselen. Instellingen die de vereniging nodig heeft voor het kunnen bijhouden van de administratie wordt niet beschreven. Daarvoor kunt u eventueel de help functie in het portaal raadplegen of de servicedesk van Exact.

 

Inrichten portaal ExactOnline met standaardinrichting

1. Ga naar www.exactonline.nl
2. Log in met de inloggegevens die u heeft ingevoerd bij de aanvraagprocedure
3. Kies er voor de administratie in te richten met behulp van een standaardinrichting.
4. Kies vervolgens Vereniging - alleen stamgegevens
5. Vul de gegevens voor het Boekjaar in
6. Druk op Volgende waarna het systeem een inrichting zal maken
7. Druk op Volgende waarmee de procedure is afgerond en het portaal is ingericht.
8. Ga verder met de beschrijving hieronder "Maken verbinding tussen DigiMembers en ExactOnline"

Maken verbinding tussen DigiMembers en ExactOnline

 

Opmerking vooraf: In de beschrijving kunt u op linken drukken die afbeeldingen tonen uit het Exactportaal. Die kunnen afwijken van wat u ziet in Exact. Dat komt dan omdat in Exact voor verschillende weergaves van het menu kan worden gekozen. U kunt dit zelf ook veranderen in Exact in de instellingen

1. Ga in DigiMembers in de rode balk naar Beheer  ► Exact Online Manager
2. Vink de optie Gebruik Exact Online  aan.
3. Vul bij Administratie nr.: hetzelfde nummer in als in het Exactportaal als Administratienummer staat aangegeven. Vrijwel altijd zal dit het cijfer 1 zijn. Druk op deze link om te zien waar u in Exact het nummer kan vinden.
4. Vul bij Gebruikersnaam: de gebruikersnaam in die u zelf in het Exactportaal heeft aangemaakt.
5. Vul bij Wachtwoord: het wachtwoord in die u zelf in het Exactportaal heeft aangemaakt.
6. Vul bij Dagboek code: een dagboekcode in die overeenkomt met de Dagboekcode waaronder u de contributies wilt inboeken in Exact. Standaard kunt u er voor kiezen om dagboekcode 70 in te vullen. Druk op deze link om te zien waar u in Exact op de optie Financieel moet drukken waaronder u de Dagboekcode kan vinden en op deze link  om te zien waar Dagboekcode staat en deze link om daarvan het volgende blad te zien waar de optie verkoop van de dagboekcode te zien is.
7. Druk op Bijwerken  bij Bijwerken   Annuleren

DigiMembers zal nu in de achtergrond contact zoeken met het Exactportaal om gegevens uit te wisselen. Het Grootboekoverzicht zal vanzelf geladen worden uit Exact. DigiMembers zal de mogelijkheden om betalingen en storno's in DigiMembers door te voeren, uitschakelen omdat die handelingen vanaf dit moment in ExactOnline gedaan moeten worden en door ExactOnline worden doorgestuurd naar DigiMembers.

 

Tip:

Wijzigt u in het ExactOnline portaal uw gebruikersnaam en/of wachtwoord, dan moet u dit ook in DigiMembers onder de optie Beheer  ► ExactOnline Manager  gelijkluidend veranderen om te voorkomen dat DigiMembers niet meer kan inloggen in uw ExactOnline portaal om de gemuteerde gegevens bij te werken.