Gebruikersbeheer

 

Deze module is alleen zichtbaar voor iemand met de autorisatie Algemeen Beheerder.

In de module Gebruikersbeheer kan de hoofdgebruiker met autorisatie voor de rol Algemeen beheerder, andere gebruikers aanmaken en hun toegangsrechten autoriseren door het beheren van rollen.

De eerste gebruiker van een portaal wordt door de servicedesk aangemaakt en geautoriseerd met de hoogste rol Algemeen beheerder.
Deze Algemeen beheerder  kan vervolgens andere gebruikers aanmaken, wijzigen of verwijderen en rollen toekennen of intrekken. Gebruikers kunnen worden geautoriseerd met een onbeperkte toegang in tijd door geen ingangsdatum en geen vervaldatum in te vullen. Gebruikers kunnen ook worden geautoriseerd met een beperking op de ingangsdatum en/of een vervaldatum. Toegang eerder dan de ingangsdatum of na de vervaldatum is dan niet mogelijk.

De volgende rollen zijn beschikbaar om aan een gebruiker toe te kennen (autoriseren):  

 

De rol Algemeen beheerder

• Heeft de hoogste rechten.

• Kan alle modules zien en zo nodig bewerken.

• Kan gebruikers aanmaken/wijzigen/verwijderen. 

  • Beoogde functionaris: de secretaris van de vereniging.

De rol Financieel beheerder

• Heeft rechten op de modules die nodig zijn om contributies en facturaties te beheren en te bewerken.

  • Beoogde functionaris: de penningmeester van de vereniging of een externe ingehuurde kracht voor de financiele administratie.

De rol Leden beheerder

• Heeft rechten op de modules die nodig zijn om de ledenadministratie te beheren en te bewerken.

  • Beoogde functionaris: de ledenadministrateur van de vereniging of een externe ingehuurde kracht voor de ledenadministratie.

De rol Uitgebreide raadpleger

• Heeft uitsluitend rechten om te raadplegen. Heeft geen rechten om te bewerken. Kan alle modules zien met uitzondering van Gebruikersbeheer

  • Beoogde functionaris: de voorzitter van de vereniging.

De rol Beperkte raadpleger

• Heeft uitsluitend rechten om de presentielijsten (alle) en de verjaardagslijst te raadplegen.

  • Beoogde functionaris: de leiding van de vereniging.

Combinaties van rollen 

Een geautoriseerde gebruiker kan meerdere rollen krijgen

• De rol Financieel beheerder  samen met de rol Leden beheerder  geeft alle rechten op alle modules met uitzondering van Gebruikersbeheer

  • Beoogde functionaris: de ledenadministrateur of de penningmeester die de volledige leden- en financiele administratie doet maar geen rechten moet hebben op Gebruikersbeheer.

• De rol Financieel beheerder  samen met de rol Uitgebreide raadpleger  geeft de Financieel beheerder  rechten om de overige modules te raadplegen, met uitzondering van Gebruikersbeheer.

• De rol Leden beheerder  samen met de rol Uitgebreide raadpleger  geeft de Leden beheerder  rechten om de overige modules te raadplegen met uitzondering van Gebruikersbeheer.

= Print scherm	= Verplicht veld
= Selecteer	= Verwijderen naar prullenbak
= Verwijderen

 

Doel is het aanmaken van inlogaccounts met de module Beheer ► Gebruikersbeheer

Een persoon kan als gebruiker toegang krijgen doordat er voor die persoon een inlogaccount is aangemaakt met gebruikersnaam en wachtwoord. De gebruiker wordt vervolgens voor een of meerdere rollen geautoriseerd.

Rollen waarvoor een gebruiker kan worden geautoriseerd zijn:

• Algemeen beheerder (heeft alle mogelijke rechten en het gebruikersbeheer)
  
• Financieel beheerder (heeft rechten om contributies en facturaties te beheren)
  
• Leden beheerder (heeft rechten om de ledenadministratie te beheren)
  
• Uitgebreide raadpleger (heeft rechten om alles te zien behalve gebruikersbeheer)
  
• Beperkte raadpleger (heeft het recht om presentielijsten en de verjaardagslijst te downloaden)

Een gebruiker kan ook voor meerdere rollen worden geautoriseerd

 

Een nieuwe gebruiker aanmaken 

1. Ga in de rode balk naar Beheer ►Gebruikersbeheer
2. Kies de rol die de nieuw aan te maken gebruiker moet krijgen, door deze aan te klikken.
   Standaard staat de rol met de laagste rechten, BeperkteRaadpleger, gekozen om te voorkomen dat er per ongeluk een gebruiker met te hoge rechten wordt aangemaakt.
3. Druk op de knop Gebruiker_aanmaken
   Rechts opent zich het invulscherm. Constateer dat boven in dit veld staat aangegeven voor welke rol u een nieuwe gebruiker aanmaakt. Heeft u de verkeerde rol gekozen, druk dan linksboven op de knop Terug om alsnog de juiste rol te kiezen.
4. Vul een Gebruikersnaam in
   De gebruikersnaam vormt samen met het wachtwoord, de inloggegevens voor toegang tot het portaal. De gebruikersnaam moet een unieke naam zijn, Digimembers breed. Deze naam mag dus in geen enkel ander portaal van een andere vereniging voorkomen. Dat kunt u niet nakijken, maar als u alle velden hebt ingevuld en u wilt de nieuwe gebruiker opslaan, dan krijgt u een foutmelding als de naam niet uniek is en moet u vervolgens opnieuw beginnen. Advies is een gebruikersnaam te maken die begint met uw verenigingsnummer gevolgd door de naam van de persoon die als gebruiker wordt geautoriseerd, bijvoorbeeld 1234567janp, of 1234567marianw
5. Vul een Weergavenaam in
   De weergavenaam is de naam die te zien is in de rode balk en waarop gedrukt kan worden om de gebruikergegevens te wijzigen. De weergavenaam kan dezelfde naam zijn als de gebruikersnaam, maar het kan ook de Voor- en Achternaam van de persoon zijn. U mag zelf bepalen wat u invult.
6. Vul de voornaam van de te autoriseren persoon in
7. Vul de achternaam van de te autoriseren persoon in
8. Vul het emailadres van de te autoriseren persoon in.
   Dit emailadres zal door het systeem gebruikt worden om een bericht te verzenden bij bijvoorbeeld het opvragen wachtwoord door de gebruiker of bij wijziging van de gebruikersgegevens. Indien de persoon geen emailadres heeft, vul dan het emailadres van de algemeen beheerder van de vereniging in.
9. Vul het wachtwoord in
   Het wachtwoord moet minimaal 7 tekens hebben en kan later door de gebruiker worden gewijzigd in het gebruikersprofiel dat door de gebruiker kan worden geopend door na inloggen op de weergavenaam te drukken, in de rode balk, links naast Uitloggen.
10. Vul ter controle hetzelfde wachtwoord nogmaals in
11. Druk op de knop Account_aanmaken
    
12. Het systeem opent een bewerkscherm voor emailverzending van de inloggegevens aan de nieuwe gebruiker
    Het opgestelde emailbericht bevat de benodigde inloggegevens voor de nieuwe gebruiker. Naar wens kunt u het opgestelde emailbericht aanvullen of wijzigen
13. Kies ervoor om het emailbericht te verzenden door op de knop Gebruiker_informeren te drukken of om het bericht niet te verzenden door op de knop Overslaan te drukken
14. U kunt er voor kiezen om de nieuwe gebruiker te verplichten bij de eerste inlog meteen het verstrekte wachtwoord te moeten wijzigen in een eigen wachtwoord. Druk daarvoor op de knop Wijzigen_wachtwoord_afdwingen
    U kunt altijd op deze knop drukken, ook op een later moment om bij de volgende inlog van de betreffende gebruiker, deze te verplichten een nieuw eigen wachtwoord in te voeren bij het inloggen. Dringend advies is deze knop altijd te gebruiken.
    
15. Druk op de knop Account_machtigen om het invoerproces af te ronden
    

Doel is het wijzigen van een bestaande gebruiker in de module Beheer ► Gebruikersbeheer

 

Een bestaande gebruiker wijzigen

1. Ga in de rode balk naar Beheer ► Gebruikersbeheer
2. Druk op een van de rollen waardoor in het rechterdeel van het scherm de gebruikers verschijnen die geautoriseerd zijn voor de gekozen rol, of vul in het zoekveld de gebruikersnaam in van de gezochte persoon en druk op de knop Zoeken
3. Druk bij de gevonden persoon op de knop Acties en druk op de optie Gebruiker bewerken
4. In het vervolgscherm heeft u verschillende wijzigingsmogelijkheden
          
            Tabblad Account
   
   1. U heeft de mogelijkheid het gebruikersaccount te verwijderen door te drukken op de knop Account_verwijderen onder het tabblad Account
      Dit zal het geval zijn als u niet tevreden bent over de ingevoerde gebruikersnaam want die kan niet gewijzigd worden, alleen verwijderd.
   2. U kunt de ingevoerde weergavenaam en/of emailadres wijzigen en deze wijziging bevestigen door te drukken op de knop Account_bijwerken onder het tablad Account
      
      Tabblad Wachtwoord
   3. U kunt drukken op het tabblad Wachtwoord en in dat blad zelf een nieuw wachtwoord invoeren of kiezen voor de optie dat het systeem een wachtwoord automatisch genereerd en dit bevestigen door te drukken op de knop Wachtwoord_bijwerken.
      Het wachtwoord moet minimaal 7 tekens hebben en kan later door de gebruiker worden gewijzigd in het gebruikersprofiel dat door de gebruiker kan worden geopend door na inloggen op de weergavenaam te drukken, in de rode balk, links naast Uitloggen.
      
      Tabblad Rollen
   4. U kunt drukken op het tabblad Rollen en daar kiezen om een rol toe te voegen door een rol te kiezen en te drukken op de grijze knop Toevoegen_aan_gekozen_rol.
      Deze actie is meteen vastgelegd en hoeft niet alsnog opgeslagen te worden
   5. U kunt drukken op het tabblad Rollen en daar op drukken om een rol te verwijderen.
      Deze actie is meteen vastgelegd en hoeft niet alsnog opgeslagen te worden
   6. U kunt de geldigheid van rollen beperken door een ingangsdatum en/of einddatum te kiezen. Een reeds aanwezige rol kunt u ook alsnog van een andere begin- en/of einddatum voorzien door de bestaande rol te kiezen in het lege veld onder de tekst Beveiligingsrollen en vervolgens een begin- en of einddatum te kiezen en daarna te drukken op de knop  Toevoegen_aan_gekozen_rol
      Deze actie is meteen vastgelegd en hoeft niet alsnog opgeslagen te worden
      
      Tabblad Bericht verzenden
   7. U kunt de wijzgingen aan de gebruiker bevestigen door het verzenden van een email door te drukken op het tabblad Bericht_verzenden en vervolgens de drukken op de knop Bericht_verzenden
      U kunt eventueel voor verzending het bericht bewerken. U kunt altijd een bercith verzenden. Daarvoor hoeft niet eerst iets gewijzigd te worden. Als de gebruiker zijn inloggegevens vergeten is kunt u ook dit bericht verzenden zodat de gebryuiker de actuele inoggegevens krijgt toegestuurd. Feitelijk is dit dezelfde optie als dat de gebruiker in het inlogscherm op de knop Wachtwoord vergeten drukt om zichzelf een een mail met de actuele inloggegevens te laten sturen.
      

 

Doel is het verwijderen van een bestaande gebruiker en het opnieuw toevoegen van een verwijderde gebruiker, in de module Beheer ► Gebruikersbeheer

 

Een gebruiker verwijderen
 

1. Ga in de rode balk naar Beheer  ► Gebruikersbeheer
2. Druk op een van de rollen waardoor in het rechterdeel van het scherm de gebruikers verschijnen die geautoriseerd zijn voor de gekozen rol, of vul in het zoekveld de gebruikersnaam in van de gezochte persoon en druk op de knop Zoeken
3. Druk bij de gevonden persoon op de knop Acties en kies de optie   Gebruiker bewerken
   
4. Druk op de knop Account verwijderen

Een verwijderde gebruiker opnieuw toevoegen

1. Ga in de rode balk naar Beheer  ► Gebruikersbeheer
2. Druk in het veld Rollen op de optie Verwijderde gebruikers
3. In het rechterdeel verschijnen de eerder verwijderde gebruikers. Druk op de knop Acties en kies voor de optie
   Herstellen_vanuit_prullenbak
4. Druk op OK ter bevestiging
5. In het vervolgscherm heeft u verschillende wijzigingsmogelijkheden       
            Tabblad Account
   
   1. U heeft de mogelijkheid het gebruikersaccount te verwijderen door te drukken op de knop Account_verwijderen onder het tabblad Account
      Dit zal het geval zijn als u niet tevreden bent over de ingevoerde gebruikersnaam want die kan niet gewijzigd worden, alleen verwijderd.
   2. U kunt de ingevoerde weergavenaam en/of emailadres wijzigen en deze wijziging bevestigen door te drukken op de knop Account_bijwerken onder het tablad Account
   3. U kunt de gebruiker verplichten bij eerste inlog het wachtwoord zelf te wijzigen door te drukken op de knop Wijzigen_wachtwoord_afdwingen
      
      Tabblad Wachtwoord
   4. U kunt drukken op het tabblad Wachtwoord en in dat blad zelf een nieuw wachtwoord invoeren of kiezen voor de optie dat het systeem een wachtwoord automatisch aanmaakt en dit bevestigen door te drukken op de knop Wachtwoord_bijwerken
      Het wachtwoord moet minimaal 7 tekens hebben en kan later door de gebruiker worden gewijzigd in het gebruikersprofiel dat door de gebruiker kan worden geopend door na inloggen op de weergavenaam te drukken, in de rode balk, links naast Uitloggen.
      
      Tabblad Rollen
   5. U kunt drukken op het tabblad Rollen en daar kiezen om een rol toe te voegen door een rol te kiezen en te drukken op de grijze knop Toevoegen_aan_gekozen_rol.
      Deze actie is meteen vastgelegd en hoeft niet alsnog opgeslagen te worden
   6. U kunt drukken op het tabblad Rollen en daar op drukken om een rol te verwijderen.
      Deze actie is meteen vastgelegd en hoeft niet alsnog opgeslagen te worden
   7. U kunt de geldigheid van rollen beperken door een ingangsdatum en/of vervaldatum te kiezen. Een reeds aanwezige rol kunt u ook alsnog van een andere ingangs- en/of vervaldatum voorzien door de bestaande rol te kiezen in het lege veld onder de tekst Beveiligingsrollen en vervolgens een ingangs- en of vervaldatum te kiezen en daarna te drukken op de knop  Toevoegen_aan_gekozen_rol
      Deze actie is meteen vastgelegd en hoeft niet alsnog opgeslagen te worden
      
      Tabblad Bericht verzenden
   8. U kunt de wijzgingen aan de gebruiker bevestigen door het verzenden van een email door te drukken op het tabblad Bericht_verzenden en vervolgens de drukken op de knop Bericht_verzenden
      U kunt eventueel voor verzending het bericht bewerken

Doel is het aanpassen van de zoekvelden en weergave in de module Beheer ► Gebruikersbeheer

Door het aanpassen van de zoekvelden kunt u aangeven in welke velden het systeem moet zoeken met het door u ingevoerde zoekgegeven als u een gebruiker zoekt op een gegeven dat u invult in het zoekveld

 

Aanpassen zoekvelden

1. Ga in de rode balk naar Beheer ► Gebruikersbeheer
2. Druk op het tabblad Opties
3. Vink aan onder Zoeken in... , in welke gegevensvelden het systeem moet zoeken als u een zoekgegeven invult om te zoeken naar geautoriseerde gebruikers om bij de gevonden gebruikers de autorisatie te wijzigen, of de gebruiker te verwijderen, enz.
4. Druk op de knop Toepassen

Aanpassen weergave geautoriseerde gebruikers

1. Ga in de rode balk naar Beheer ► Gebruikersbeheer
2. Druk op het tabblad Opties
3. Vink aan onder Tabelkolommen: , welke gegevensvelden u wilt zien in het overzicht geautoriseerde gebruikers
4. Druk op de knop Toepassen

Aanpassen weergave aantal gebruikers

1. Ga in de rode balk naar Beheer ► Gebruikersbeheer
2. Druk op het tabblad Opties
3. Kies onder Paginaformaat: , hoeveel gebruikers u tegelijk wilt zien in het overzicht geautoriseerde gebruikers. Is het gekozen aantal lager dan het aantal aanwezige gebruikers, dan zal het systeem het aantal gebruikers pagineren.
4. Druk op de knop Toepassen