Facturen

In deze module worden alle facturen getoond en kunt u handmatig individuele facturen aanmaken/toevoegen en de facturen bewerken. (Groepsgewijs facturen aanmaken kunt u doen in de module Contributie ► Betalingen ► Facturen genereren.)  
Facturen van een bepaald persoon of organisatie kunt u vinden door te bladeren door de lijst en/of te zoeken op de achternaam en/of factuurnummer en/of onderwerp, waarbij u kunt filteren op factuurstatus Voorlopig, Niet betaald, Betaald.

U kunt betalingsregels toevoegen aan reeds aangemaakte facturen die de status Voorlopig  hebben. U mag dan ook betalingsregels toevoegen met negatieve bedragen. Indien het totaalbedrag van de factuur minder dan 0,01 euro is, zal er geen incasso opdracht worden aangemaakt van die factuur.
Kolommen kunnen gesorteerd worden door op de kolomnamen te drukken.

U kunt facturen ook vinden in de module Lijsten ► Financieel.
U kunt facturen van een persoon ook vinden in de module Personen ► Personen  tabkaart Facturen en van organisaties in de module Organisatie  tabkaart Facturen (Invoice).|

Gegenereerde facturen van de betaalwijze Auto incasso (ClieOp), Acceptgiro  en Nota  kunt u naar uw e-mailadres verzenden onder Contributie ► Betalingen ► Facturen verzenden.  Door het verzenden worden de facturen definitief gemaakt. Ze hebben dan een factuurnummer gekregen. U kunt facturen pas op betaald zetten als ze definitief zijn, en dus verzonden. (Uw e-mailadres, waar de bestanden naar toe gestuurd worden, kunt u instellen door te klikken op uw inlognaam die rechts in de rode balk zichtbaar wordt na inloggen).
ClieOpbestanden (incasso's) kunnen pas als betaald verwerkt worden als ze zijn verzonden en daarna zijn goedgekeurd onder Beheer ► Instellingen ► ClieOP Gegegevens ► Geschiedenis

De verzonden bestanden met aangemaakte facturen zijn terug te vinden onder Contributie ► Documenten  en kunnen net zo vaak als u dat wilt worden gedownload of ingezien.

Doel is het zoeken van facturen in de module Contributie ► Betalingen ► Facturen.
Deze module is hetzelfde als module Lijsten ► Financieel

1. Ga in de rode balk naar Contributie ► Betalingen ► Facturen.
2. Er zijn verschillende opties mogelijk om te zoeken:
   • Niets invullen en drukken op Zoeken; geeft alle facturen.
   • Hele achternaam invullen en drukken op Zoeken; geeft alle facturen met de gegeven achternaam.
   • Deel van de achternaam invullen en drukken op Zoeken; geeft alle facturen met achternamen waarin de gegeven tekst voorkomt. Bijvoorbeeld zoeken op ans geeft Jans, Jansen, Ansma.
   • Het factuurnummer invullen en drukken op Zoeken; geeft de factuur met het overeenkomstige factuurnummer.
   • Het onderwerp invullen en drukken op Zoeken; geeft alle facturen met het overeenkomstige onderwerp.
   • Deel van het onderwerp invullen en drukken op Zoeken; geeft alle facturen met het onderwerp waarin de gegeven tekst in voorkomt. Bijvoorbeeld zoeken op tri geeft Contributie, maar ook Tribunegeld
   • Keuzevak van Factuurstatus instellen op Voorlopig  of  Niet betaald  of  Betaald  en drukken op Zoeken;  geeft alle facturen met de overeenkomstige factuurstatus
   • Combinaties van voornoemde zoekopties.
3. Druk op het potlood  van de gezochte factuur om de details van de factuur te tonen.
4. U kunt gegevens wijzigen of aanvullen in de tekstvakken of andere keuzes maken in het keuzevak Betaalwijze. Dit kan alleen bij facturen die de status "Voorlopig" hebben, die hebben nog geen factuurnummer.
5. U kunt een betaalregel toevoegen door te drukken op Regel Toevoegen; vul de velden en druk op Opslaan  bij Opslaan    Annuleren. Het getal in het veld Aantal, vermenigvuldigd het getal in het veld Bedrag. Dit kan alleen bij facturen die de status "Voorlopig" hebben, die hebben nog geen factuurnummer.
6. Druk op Opslaan  bij Opslaan   Annuleren   Verwijderen.

Tip:
U kunt facturen die de status "Voorlopig" hebben (hebben nog geen factuurnummer en zijn nog niet verzonden)  verwijderen door te drukken op Verwijderen  bij Opslaan   Annuleren   Verwijderen. Dit lukt pas als er geen betaalregels in de factuur meer aanwezig zijn. U kunt betaalregels verwijderen door te drukken op het potlood  van de betaalregel en daarna te drukken op Verwijderen  bij Opslaan   Annuleren   Verwijderen.

Mocht het verwijderen niet lukken dan kan het zijn dat er nog een factuurselectie aanwezig is waar de voorlopige facturen in voorkomen. Verwijder dan ook eerst die factuurselectie onder Lijsten ► Factuurselectie

Facturen die een factuurnummer hebben, zijn reeds verzonden facturen en hebben de status "Definitief". Definitieve facturen kunnen niet gewijzigd en/of verwijderd worden.

Tip:
U kunt ook een betaalregel verwijderen. Weet echter dat een verwijderde regel die door het systeem was aangemaakt in de factuur, bij een volgende facturatie weer terug zal komen in een nieuwe factuur omdat het systeem ziet dat het nog niet berekend is. Als u niet wilt dat er iets door het systeem niet berekend wordt, zult u de instelling moeten wijzigen waardoor het berekend wordt. Dat is altijd de contributieregel bij de persoon onder het tabblad Koppelingen ► potlood Lid.

Doel is het handmatig toevoegen van een factuur aan een persoon of organisatie in de module Contributie ► Betalingen ► Facturen. Deze module is hetzelfde als de module Lijsten ► Financieel en hetzelfde als bij de persoon onder het tabblad Facturen. Er zijn dus drie plaatsen waar u facturen kunt toevoegen. Dat is alle drie dezelfde functionaliteit.
Groepsgewijs facturen genereren kunt u doen in de module Contributie ► Betalingen ► Facturen genereren.

1. Ga in de rode balk naar Contributie ► Betalingen ► Facturen.
2. Druk op Factuur Toevoegen.
3. Druk op Klik hier om een organisatie te selecteren  om een organisatie te selecteren of 
   Klik hier om een persoon te selecteren  om een persoon te selecteren. Indien u een persoon zoekt, heeft u mogelijkheden om de zoekcriteria te verfijnen met diverse zoekvelden.
4. Druk op Select  bij de gevonden organisatie of persoon.
5. Kies bij Factuurtype  voor het gewenste factuurtype. U kunt hier factuurtypes kiezen die voorkomen in de tabel die te bewerken is in de module Beheer ► BasisTabellen ► Factuurtypen  en die zijn ingesteld als Handmatig.
6. Vul een onderwerp, omschrijving en boekstuknummer in.
7. Geef een factuurdatum.
8. De uiterste betaaldatum is reeds aanwezig. Deze wordt door het systeem ingegeven. De periode tot de uiterste betaaldatum staat ingesteld onder Beheer ► Instellingen ► Financiële Gegevens  bij Betaaltermijn.
9. Kies de betaalwijze.
10. Druk op Opslaan  bij Opslaan   Annuleren
11. Druk op Regel toevoegen om een betalingsreden en bedrag (mag ook negatief zijn) aan de factuur toe te voegen. Vul de velden en druk op Opslaan  bij Opslaan    Annuleren. (Het getal in het veld Aantal, vermenigvuldigd het getal in het veld Bedrag).
12. Druk op Opslaan  bij Opslaan   Annuleren   Verwijderen.

Tip:
U kunt facturen die de status "Voorlopig" hebben (hebben nog geen factuurnummer en zijn nog niet verzonden)  verwijderen door te drukken op Verwijderen  bij Opslaan   Annuleren   Verwijderen. Dit lukt pas als er geen betaalregels in de factuur meer aanwezig zijn. U kunt betaalregels verwijderen door te drukken op het potlood  van de betaalregel en daarna te drukken op Verwijderen  bij Opslaan   Annuleren   Verwijderen.

Mocht het verwijderen niet lukken dan kan het zijn dat er nog een factuurselectie aanwezig is waar de voorlopige facturen in voorkomen. Verwijder dan ook eerst die factuurselectie onder Lijsten ► Factuurselectie

Facturen die een factuurnummer hebben, zijn reeds verzonden facturen en hebben de status "Definitief".

Definitieve facturen kunnen niet gewijzigd en/of verwijderd worden.