Facturen Verzenden

U kunt facturen pas verzenden als ze eerst zijn gegenereerd. Handmatige individuele facturen voor personen en organisaties kunt u genereren in de module Contributie ► Betalingen ► Facturen  onder de knop Factuur Toevoegen.
Groepsgewijze facturen voor lesgroepen kunt u genereren in de module Contributie ► Betalingen ► Facturen genereren.

Nadat u facturen in een van de voorstaande modules heeft gegenereerd, kunt u in deze module, Contributie ► Betalingen ► Facturen verzenden,  de gegenereerde facturen naar uw e-mailadres verzenden. Uw e-mailadres kunt u instellen door te klikken op uw inlognaam die rechts in de rode balk zichtbaar wordt na inloggen. Als er meerdere personen een autorisatie hebben om facturen te verzenden, krijgt degene het bestand gestuurd die de opdracht tot verzenden geeft naar het e-mailadres dat onder zijn- of haar inlognaam is vastgelegd.

De bestanden met aangemaakte en verzonden facturen zijn terug te vinden onder Contributie ► Documenten.
In de module Beheer ► Instellingen ► ClieOp Gegevens  onder de knop Geschiedenis  kunt u aangemaakte ClieOp bestanden goed- of afkeuren. U kunt aangemaakte bestanden slechts 1 keer verzenden. Als u na verzending opnieuw probeert te verzenden krijgt u de mededeling dat er niets te verzenden is. Dat klopt want u kunt immers het eerder verzonden bestand terugvinden Contributie ► Documenten.  Als er een storing is in de mailvoorziening krijgt u de mededeling dat verzenden niet gelukt is. Evenzogoed kunt u dan uw aangemaakte bestand, na de mislukte verzending, terugvinden onder Contributie ► Documenten.

 Doel is het verzenden van facturen in de module Contributie ► Betalingen ► Facturen verzenden.

1.  Ga in de rode balk naar Contributie ► Betalingen ► Facturen verzenden.
2. Vink aan welke soort facturen u wilt verzenden. ClieOp (Incasso), Acceptgiro of Nota. Gegenereerde facturen zijn in een van deze drie soorten ingedeeld afhankelijk van de instelling bij de persoonsgegevens in het veld Betaalwijze.
   Door het aanvinken verschijnen er invulvelden die u kunt vullen met tekst welke op de facturen vermeld moeten worden
3. Kies bij de vink Naamnummercontrole of bij de verwerking bij de bank, de gironummers op correctheid van de naam bij het nummer gecontroleerd moet worden.
   Aanvinken levert zogenaamde onzuivere incasso's en uitvinken levert zogenaamde zuivere incasso's. Het is bekend dat de ABN-AMRO bank nooit onzuivere incasso's accepteert. Dus in dat geval altijd uitvinken bij facturen verzenden.
4. Druk op Verzenden. Per gekozen optie wordt een bestand gegenereerd en verzonden naar uw mailbox, tenzij een optie niets te verzenden heeft. Het scherm geeft u een melding of er wel of niet wat verzonden is.

Tip:
Tekens in een clieopbestand (Bron: richtlijnen gebruik Clieop03 van Equens Payment services Europe)
Gebruik van zogenaamde diakritische tekens zoals à, ç, ô, ü, ý enzovoorts leidt niet tot weigering van batch of post, maar het teken wordt door Equens naar spatie, vraagteken of asterisk vertaald.

Voorbeeld: Mariët Böhm, wordt in de clieop genoemd als Mari?t B?hm.

Van ABN-AMRO is bekend dat zij, in tegenstelling tot de richtlijnen van Equens, geen bestanden accepteren waarin diakritische tekens voorkomen. Daar moet u dus in uw administratie rekening mee houden en die tekens niet gebruiken in persoonsnamen, als u klant bent bij deze bank voor het gebruik maken van incasso.