Herinneringen Genereren

In deze module kunt u groepsgewijs herinneringsfacturen genereren. Bij het aanmaken van herinneringen kijkt het systeem naar reeds eerder aangemaakt facturen die nog niet op "betaald" staan. De instellingen voor de herinneringsperiode kunt u terugvinden in de module Beheer ► Instellingen ► Financiële Gegevens.  De opties Maximum aantal herinneringen : aantal  en Betaaltermijn:  aantal Dagen  zijn van invloed op het aanmaken van de te herinneren facturen. Evenals de ingevulde factuurdatum bij het genereren van facturen. Vanaf die ingevulde datum gaat de betalingstermijn lopen. Deze termijn wordt in de factuur opgeslagen.

U kunt alle aangemaakte facturen terugvinden in de module Contributie ► Betalingen ► Facturen;  van een persoon ook in de module Personen ► Personen  tabkaart Facturen  en van organisaties ook in de module Organisatie  tabkaart Facturen (Invoice).  In het factuuroverzicht is de herinnering herkenbaar omdat in de kolom Herinneringsnr.  geen nul maar het vervolgnummer van de herinnering staat. In de detailgegevens van de herinnering staat dat het gaat om een openstaand bedrag met het originele factuurnummer en factuurdatum.

Gegenereerde facturen van de betaalwijze Auto incasso (ClieOp), Acceptgiro  en Nota  worden verzonden naar uw e-mailadres. (Uw e-mailadres kunt u instellen door te klikken op uw inlognaam die rechts in de rode balk zichtbaar wordt na inloggen)
De bestanden met aangemaakte facturen zijn terug te vinden onder Contributie ► Documenten.
In de module Beheer ► Instellingen ► ClieOp Gegevens  onder de knop Geschiedenis  kunt u aangemaakte ClieOp bestanden goed- of afkeuren.

 Doel is het genereren van herinneringen groepsgewijs in de module Contributie ► Betalingen ► Herinneringen genereren.

1. Ga in de rode balk naar Contributie ► Betalingen ► Herinneringen genereren.
2. Vul een datum in die op de herinneringsfactuur wordt ingevuld. Deze datum is de nieuwe factuurdatum. Aan de hand hiervan wordt er een nieuwe vervaldatum berekend. Deze datum is niet voor het bepalen vanaf welk moment u herinneringen wilt genereren. De instellingen van de vervaldatum kunt u vinden onder Beheer  ► Instellingen  ► Financiële gegevens.
3. Druk op Herinneringen genereren.  Het systeem zal de herinneringsfacturen gaan aanmaken. Dit duurt even. Onder aan het scherm gaat een tijdbalkje lopen.
4. Er komt een resultaatscherm met het aantal herinneringsfacturen en totaalbedrag en het aantal facturen dat nog niet op betaald staat maar waarvan het maximum toegestane aantal herinneringen is bereikt. Het maximum aantal herinneringen heeft u zelf ingesteld onder Beheer  ► Instellingen  ► Financiële gegevens. Druk op Overzicht  om de gegenereerde herinneringsfacturen in te zien of druk op Overzicht max aantal herinneringen verstuurd om de openstaande facturen in te zien waarvan geen herinneringsfacturen meer gemaakt worden omdat het maximum aan te maken aantal herinneringsfacturen is bereikt. Indien het resultaat nul facturen is, kan er ook niet op de overzicht knop(pen) gedrukt worden
5. Controleer de juistheid van de facturen. Indien het resultaat in orde is, sluit het venster van het overzicht en vink de optie aan: Dit is correct; ik wil dit opslaan in de database en verzenden.  Zitten er fouten in het overzicht, sluit het venster van het overzicht en vink de optie aan: Dit is niet correct; ik wil dit niet opslaan in de database *
6. Indien u wilt verzenden, vul zonodig de tekstvelden voor Clieop, Acceptgiro en/of Nota/Kas. Kies bi Acceptgiro zonodig de uitvoering naar 3 accepten op 1 A4 of 1 accept per A4.
7. Druk op Keuze verwerken.
8. U kunt eventuele fouten herstellen als u de facturatie heeft afgekeurd en de procedure herhalen tot u een foutloos overzicht heeft.

*Tip:
Eerder gedane en verwerkte deelbetalingen zij niet zichtbaar in enig overzicht. Het systeem zal er echter wel rekening mee houden bij het genereren van herinneringen.