|  Inloggen
Introductie Import

Import

Het is mogelijk om bij de eerste inrichting van uw nieuwe portaal in Digimembers, gegevens te laten importeren door de ServiceDesk DigiMembers. Het importeren van een bestand zorgt er automatisch voor dat alle aanwezige gegevens in een portaal worden gewist. Hou hier rekening mee als u reeds gegevens hebt ingevoerd in DigiMembers.

 

Er zijn een aantal mogelijkheden:

Conversie VLA naar DigiMembers.nl

Voor de conversie VLA naar DigiMembers.nl kunt u hier een instructie downloaden welke handelingen geadviseerd worden uit te voeren.

Voor een update van VLA naar versie 25bi, kunt u hier de update downloaden. Als u op de link gedrukt heeft, ziet u twee bestanden. Beide bevatten dezelfde inhoud. U kunt zelf kiezen welke optie u wilt gebruiken.

Conversie PC-leden naar Digimembers.nl

Voor de conversie PC-leden naar DigiMembers.nl kunt u hier de instructie downloaden.

Conversie Excel naar DigiMembers.nl

Voor de conversie Excel naar DigiMembers.nl kunt u hier de instructie downloaden

 

 = Print scherm 

 =  Verplicht veld 

 = Bewerk gegevens

 = Selecteer

  

 

  
   
Uitleg en Instructie Minimaliseren

Linken

  • Voor het instellen van de bondscontributiematrix kunt u hier de instructie downloaden
  • Voor inzicht in het facturatieproces kunt u hier een uitleg downloaden.
  • Voor het maken van een draaitabel in excel om gegevens in de vrije lijst uniek te maken, klik hier
  • Voor het downloaden van crossloop voor persoonlijke ondersteuning via internet, klik hier.
    Dit bestand moet na downloaden en opslaan, worden uitgepakt en geïnstalleerd.

Tip voor importeren uit VLA

Soms gaat iemand na import in de productie uit VLA, alles rigoreus omgooien in Digimembers. Hou er rekening mee dat lessen verbonden zijn aan lessoorten en lessoorten aan contributies. Als u veranderingen aanbrengt in deze verbindingen, zullen de contributieregels bij de leden naar die lessen en lessoorten hun effectiviteit verliezen waardoor er geen contributie berekend kan worden. U zal dan al die koppelingen bij de leden moeten nalopen om ze te herstellen. Het dringende advies is om na het overzetten van de gegevens, niet zomaar alles te gaan omgooien of opnieuw inrichten. Overleg hierover eerst met de servicedesk om vast te stellen wat in uw situatie het handigst is als u de gelegenheid wilt gebruiken om alles anders op te zetten of op te schonen. Er zijn al verschillende verenigingen geweest die vele uren werk hadden aan het herstellen van een ondoordachte opschoning.

U mag wel namen van lessen, nummers, namen van codes, namen van lessoorten , namen van contributies en de contributieprijzen aanpassen, ALS U DE ONDERLINGE VERBANDEN MAAR INTAKT LAAT, tenzij u er bewust voor kiest, dan weet u nu wat de gevolgen zijn. U kunt geen aanspraak maken op steun van de programmeur of servicedesk voor het herstellen van zo'n zelf gecreëerde foute situatie. U kunt wel altijd om advies vragen. Vraag eerst de servicedesk via een melding in Topdesk, wat de gevolgen zijn als u rigoreus gaat wijzigen in de onderlinge verbanden.

Gegevens Importeren uit VLA
 

In deze module kunt u gegevens overzetten van het VLA-pakket, VerenigingsLedenAdministratie-pakket
van de KNGU, naar Digimembers.nl
De volgende stappen moeten worden gevolgd.

 

    • Na aanmelding en overleg met de KNGU, wordt u in het bezit gesteld van een updatebestand 
      voor VLA.
    • Update VLA zodat VLA geschikt is voor export
    • Export gegevens in VLA
    • Export bestand opsturen per mail naar de Servicedesk
    • Servicedesk controleert en importeert het bestand in DigiMembers.nl
    • Geimporteerde data bekijken in Digimembers.nl
    • Conversie goedkeuren in Digimembers. Nu is de conversie volledig afgerond en beschikbaar voor andere gebruikers.

 

1.  Zet het verkregen VLA-updatebestand op uw computer.

  • Pak het bestand uit. Nu heeft u twee kleinere bestanden, VLA.MFF en XMLUNIQ.DAT
  • Indien u alleen de naam XMLUNIQ ziet staan zonder de extensie .DAT, dan moet u eerst de optie om bestandsextenties te tonen aan zetten op uw computer. Deze optie vind u in uw verkenner:
    engelse windows versie)
    Ga naar My computer
    Explore>Tools>Folder options>View>Hide extensions for known file types,
    (nederlandse windows versie)
    Ga naar Mijn computer
    Verkennen>Extra>Map opties>Weergave>Extensies voor bekende bestandstypen verbergen.
    Zorg dat de vink uit staat. Hierdoor ziet u bij de bestandsnamen zoals bijvoorbeeld vlaexport25bi, vlaexport25bi.cab staan.
  • Sla de wijziging op.

 

2.  Update VLA

  • Sluit VLA
  • Maak een kopie van de hele map KNGU-VLA
  • Ga naar C:\KNGU-VLA\CTL en hernoem het bestand Vla.mff in Vlaoud.mff
  • Het uitgepakte bestand VLA.MFF te plaatsen in de map KNGU-VLA\CTL\
  • Het uitgepakte bestand XMLUNIQ.DAT plaatsen in de map KNGU-VLA\DATA

 

3. Export gegevens in VLA

  • Start VLA
  • Ga naar Beheer ► Onderhoud ► Stappenplan export Digimembers
  • Druk op Uitvoeren en wacht tot het bestand gegenereerd is. De voortgang wordt aangegeven en neemt enige tijd in beslag.
  • Afsluiten. Het bestand is aangemaakt in Directory: C:\KNGU-VLA\data en heet: VLAexport25bi.xml. Het bestand is nu klaar voor de import in DigiMembers.

4. Bestand opsturen naar de Servicedesk

  • Stuur dit bestand naar digimembers@kngu.nl , met het verzoek dit bestand te importeren in Digimembers productie.

5. Servicedesk controleert en importeert het bestand in Digimembers.nl

  • De Servicedesk controleert en corrigeert het bestand op fouten die het importproces kunnen verstoren en verzorgt de import in Digimembers in de Productie-omgeving.
  • De Servicedesk geeft u bericht dat de gegevens zijn verwerkt. U kunt dit zelf ook controleren door af en toe te kijken of de gegevens zichtbaar zijn.

 

6. Geimporteerde data bekijken in Digimembers.nl

  • Log weer in in DigiMembers om de data te bekijken. Klik bijvoorbeeld op Personen ► Personen om deze te bekijken.
  • Constateer dat dit de geïmporteerde data is. Indien de import compleet verkeerde gegevens bevat, neem dan contact op met de servicedesk om de oorzaak van het probleem op te sporen.

 

Bij de start van het eerste gebruik van Digimembers (handmatige invoer), moet u de volgende volgorde van invoeren/aanvullen of corrigeren van gegevens aanhouden. (Niet genoemde modules kunnen op een later moment ingevuld/gecorrigeerd worden). Bij exporteren uit Vla of een ander systeem, verdient het aanbeveling de navolgende stappen eveneens te doen om te controleren of de gegevens goed staan.

  1. Beheer ► Vereniging 
  2. Beheer ► Instellingen     ► Financiële Gegevens 
  3. Beheer ► Instellingen     ► Landinstelling 
  4. Beheer ► Basistabellen ► Lessoorten 
  5. Beheer ► Basistabellen ► Generaties 
  6. Beheer ► Instellingen      ► Contributie Gegevens 
  7. Beheer ► Basistabellen ► Contributieperiode 
  8. Beheer ► Instellingen     ► Basiscontributie 
  9. Contributie  ► Contributie 
  10. Organisatie ► Organisatie (Instanties die eigenaar zijn van (gehuurde) zaalruimtes) 
  11. Lessen ► Accommodaties 
  12. Lessen ► Lessen 
  13. Personen  ► Personen 

 

 

 

 

  

Powered by DigiMembers.nl