Vrije Lijsten

Deze module geeft u de mogelijkheid zelf lijsten te produceren in bijna elk denkbare variant. U hoeft iedere variant van een vrije lijst slechts één keer aan te maken. Bijvoorbeeld u heeft 100 actieve leden in uw vereniging. U maakt een vrije lijst waarin u de actieve leden selecteert, dan worden uw handelingen die leiden tot het resultaat, vastgelegd in het bestand. U slaat de vrije lijst op en geeft een naam en omschrijving waaruit u later kunt opmaken wat voor selectie u ermee heeft gemaakt (In dit voorbeeld "Actieve leden").
Als u daarna 10 nieuwe leden toevoegt in Digimembers en dezelfde vrije lijst daarna weer opent, zijn de wijzigingen meegenomen in de selectie en zult u zien dat u 110 leden heeft. U hoeft dan die vrije lijst niet opnieuw aan te maken en niet opnieuw selecties in te stellen.

U ziet in het bestand alle denkbare gegevens van een persoon, die voorkomen in Digimembers,  Van iedere les waarop de persoon is ingedeeld (geweest), is een regel aangemaakt waarin, in de laatste kolommen, is te zien wat de start- en einddatum van die les is/was.

Als u in het voorscherm niets invult of aanklikt om te filteren, krijgt u een volledige dump van alle gegevens en kunt u in het dan aangemaakte bestand opslaan op de computer en dan openen met Excel en zelf filteren op de gewenste gegevens.

Het systeem maakt de vrije lijsten als zogenaamd type html-bestanden. Een html-bestand kunt u openen met Microsoft Excel en daarmee bewerken. Dus eerst de aangemaakt vrije lijst opslaan op de computer en daarna openen met Excel.

De module Vrije Lijsten geeft een overzicht van de eerder aangemaakte selectievarianten. In dit overzicht kunt u varianten wissen. Als u met een selectievariant een export naar uw computer maakt, wordt die opgeslagen in de module Contributie ► Documenten.  Daar kunt u of een andere geautoriseerde eerder aangemaakte bestanden altijd weer naar de thuiscomputer kopiëren.

Doel is het maken van een vrije lijst in de module Lijsten ► Vrije Lijsten
Onthou dat alle handelingen onzichtbaar worden vastgelegd zodat ze later, als u het resultaat heeft opgeslagen, bij het heropenen van het bestand door het systeem de selectiecriteria herhaalt worden om dezelfde selectie uit te voeren.

 Vrije Lijst toevoegen

1. Ga in de rode balk naar Lijsten ► Vrije Lijsten
2. Druk op Persoonselectie Toevoegen
   
   Voorbeeld 1
3. Vul in het veld Naam selectie, een passende naam in voor het te maken bestand,
4. Vul in het volgende veld Omschrijving, een omschrijving in waaruit u later kunt opmaken om wat voor selectie in het bestand het gaat.
5. Op dit moment is het bestand leeg. U kunt dit zien aan de optie Aantal geselecteerde personen 0 
   Kies een selectie die u wilt toevoegen aan de lijst en druk op Toevoegen aan selectie
   Afhankelijk of u keuze ook personen bevat die aan uw selectie voldoen, zal het aantal zichtbaar zijn aan het getal achter de optie Aantal geselecteerde personen. 
6. Opties in de velden Kenmerken  en Functies, kunt u aanklikken waardoor deze blauw worden. Druk vervolgens op Toevoegen aan selectie.
7. Als u klaar bent met de selecties drukt u op Sluiten  onder in het scherm
   
   Voorbeeld 2
   
8. Vul in het veld Naam selectie, een passende naam in voor het te maken bestand,
9. Vul in het volgende veld Omschrijving, een omschrijving in waaruit u later kunt opmaken om wat voor selectie in het bestand het gaat.
10. Op dit moment is het bestand leeg. U kunt dit zien aan de optie Aantal geselecteerde personen 0 
    Wilt u alle personen van een bepaalde les zoeken, vul dan alleen bij Lesnummer  twee keer hetzelfde lesnummer in en wilt u van die les alleen de huidige leden, dan moet u bij Persoonstype  kiezen voor Lid  en druk op Toevoegen aan selectie
11. Als u klaar bent met de selecties drukt u op Sluiten  onder in het scherm.
    
    Voorbeeld 3 (Alles selecteren)
    
12. Vul in het veld Naam selectie, een passende naam in voor het te maken bestand,
13. Vul in het volgende veld Omschrijving, een omschrijving in waaruit u later kunt opmaken om wat voor selectie in het bestand het gaat.
14. Op dit moment is het bestand leeg. U kunt dit zien aan de optie Aantal geselecteerde personen 0 
    Kies niets en druk op Toevoegen aan selectie
    Alle personen die in het systeem staan zullen worden geselecteerd en het aantal zal zichtbaar zijn achter de optie Aantal geselecteerde personen. 
15. Druk op Personen tonen. Er opent zich een bestand dat kan worden opgeslagen op de eigen computer. Daarna kan het bestand geopend worden met Excel om daarmee gebruik te maken van de filter en sorteermogelijkheden van Excel om de gewenste gegevens te tonen.
16. Druk op Sluiten  onder in het scherm

U kunt ook selecties uitsluiten door ze te kiezen en vervolgens te drukken op Verwijderen uit selectie 
U kunt meerdere selecties achter elkaar uitvoeren om tot een resultaat te komen, voordat u sluit.

Vrije Lijst downloaden of openen

1. Ga in de rode balk naar Lijsten ► Vrije Lijsten
2. Druk op het potlood  van de gewenste lijst om het scherm te openen
3. Druk op Personen tonen   om de geselecteerde gegevens in te zien en eventueel te bewerken of
4. Druk op Personen downloaden  om het bestand naar uw computer te kopiëren. Er opent zich een scherm waarbij u de keuze kunt maken in Openen of Opslaan (Save). 
5. Sla het bestand op op uw computer  waarna u het kunt openen met Microsoft Excel.

U zult zien dat personen net zo vaak voorkomen in de lijst als ze verschillende lessen volgen of in het verleden hebben gevolgd. Van iedere gevolgde les is de begin- en eventuele einddatum zichtbaar.
U kunt de personen uniek maken (dat ze slechts één keer voorkomen) in het excel bestand door een actie uit te voeren in excel, de zogenaamde draaitabel.

 Personen uniek maken in het excel bestand

1. Open de vrije lijst in Excel.
2. Ga in Excel in het menu naar Data ► Pivottabel  (Draaitabel) . Er wordt een wizard opgestart waarmee in een aantal stappen de draaitabel wordt ingericht.
3. Selecteer de gegevens die erin moeten (zie de knipperende stippellijn, standaard wordt alles omgeven)
4. Druk op Volgende (Next)
5. Geef aan dat er in een nieuw werkblad moet worden getoond.
6. Er wordt een nieuw werkblad geopend met daarin een draaitabel en een pop-up met daarin alle beschikbare velden.
7. Sleep de velden waarop u wilt groeperen naar het juiste gedeelte (rij, kolom, item). Als u alleen personen wilt zien:
   • Sleep de velden Verenigingslidnummer  en de naam-velden (Initialen, Voornaam, Achternaam) naar het rijgedeelte.
   • Sleep bijvoorbeeld het veld Lesnummer  (onder aan de lijst) naar het item-gedeelte. In principe zal nu de sommatie van het lesnummer getoond worden. Dit kan worden gewijzigd door in de draaitabel op het veld Som van Lesnummer  een rechtermuisklik te doen en het menu-item Veld-instellingen   (Field-settings)  te selecteren. Er verschijnt een scherm waarin een andere functie kan worden geselecteerd, bijvoorbeeld Aantal  (Count). Als dit is geselecteerd is te zien op hoeveel lessen een persoon is ingeschreven.

In Excel 2007 dient men bij opties voor draaitabel  en weergave  voor een klassieke draaitabel weergave  te kiezen

Tip:

In het meldingensysteem Topdesk, onder de optie Kennissysteem, vindt u een item Draaitabel waarin een Excel macrobestand staat waarmee u geautomatiseerd een draaitabel kan maken, met een korte instructie