Personen

Deze module maakt het mogelijk gegevens van alle personen van uw vereniging bij te houden. Dit betreft zowel leden en kaderleden als relaties. Een ouder of voogd, die voor een kind de contributie betaalt, kunt u invoeren als relatie. U kunt ook bij het kind instellen dat die zelf betaalt en daarbij het rekeningnummer van de ouder of voogd vermelden. U kunt ook een organisatie invoeren en die instellen als betalende partij. 
De verschillende tabbladen geven alle details van de geselecteerde persoon op het eerste tabblad.

 

Onder het tabblad Personen  kunt u:
-personen zoeken, toevoegen en wijzigen. U kunt geen personen verwijderen.

 

Onder het tabblad Koppelingen  kunt u:

-het lidmaatschap beëindigen;

-de aanvangsdatum lidmaatschap wijzigen;

-een oud lid opnieuw lid maken;
-contributieregels aanmaken, bewerken en verwijderen;

-een lid relatie maken en een relatie lid maken;

-een oud relatie opnieuw relatie maken;

-een lid kaderlid maken, kaderlid beëindigen, kaderleden functies geven, bewerken, verwijderen.

 

Onder het tabblad Lessen  kunt u:

-deelname aan lessen aanmaken, wisselen, beëindigen.

 

Onder het tabblad Leiding  kunt u:

-leden leiding van een les maken, bewerken, beëindigen.

 

Onder het tabblad Diploma's & Licenties  kunt u:

-vastleggen welke leden over welke relevante diploma's en/of licenties beschikken.

 

Onder het tabblad Facturen  kunt u:

-de aangemaakte facturen voor de betreffende persoon zien en notities toevoegen en handmatig facturen aanmaken.

 

Onder het tabblad Kenmerken  kunt u:

-kenmerken aanvinken waarmee u in het persoonsoverzicht in de kolom Codering  kunt zien bij de persoon kan zien welk kenmerk van toepassing is (bijvoorbeeld Ziek, of leiding, of Bestuur, enz.)

 

Handmatig ingevoerde gegevens in het Proefportaal kunnen NIET worden overgezet naar het Produktieportaal. Ga niet de hele vereniging handmatig invoeren in het Proefportaal, dat is verloren werk.
             
Ga geen dingen uitproberen in het Produktieportaal want de kans is groot dat u iets doet wat niet verwijderd kan worden. Daarvoor is het Proefportaal bestemd.           

Doel is het invoeren/toevoegen van een nieuw lid aan de module Personen ► Personen. 
Vaak wordt de contributie door een ander (ouders?) voldaan.
Mogelijk komt de ouder als lid of (betaal)relatie reeds voor in Digimembers. U kunt eerst zoeken of de betalende persoon reeds voorkomt. Komt de betalende persoon nog niet voor, voer die dan eerst in als relatie of lid voordat u het nieuwe lid invoert omdat u bij het aanmaken van het nieuwe lid moet aangeven wie de betaling doet. En dat kan alleen als de betalende persoon in het systeem bekend is.
Velden die gemarkeerd zijn met een teken, zijn verplicht om gegevens in te vullen. Bij de velden Wie betaalt,  Rekeningnummer  en E-mailadres  is het teken aanwezig of niet aanwezig, afhankelijk van de keuze bij Wie betaalt, Auto incasso  (bij rekeningnummer) of Verstuur bevestiging naar: 

1. Ga in de rode balk naar naar Personen ►Personen;
2. Vul de achternaam van de (betaal)relatie (ouder, voogd, enz) in in het veld Achternaam
3. Zet de optie bij Lid / Relatie  op  <Geen Gespecificeerd>  en de optie Actief  op Alles  en druk op het woord Zoeken; bij Zoeken Herstellen Persoon Toevoegen.
   (Als de relatie niet bestaat, voer dan eerst een nieuwe betalende relatie in. Als de betalende relatie wel bestaat of als het lid zelf betaalt, voer dan direct het nieuwe lid in.)
   
   Nieuwe persoon invoeren
4. Om een nieuwe persoon in te voeren, druk in het tabblad Personen  op Persoon Toevoegen; bij  Zoeken Herstellen Persoon Toevoegen
5. Vul scherm Wijzig Persoon  zo volledig mogelijk in;
   (Gebruik toets Tab om naar het volgende veld te gaan. Het systeem vult zelf, op de nodige plaatsen, de eerste letter als hoofdletter in).
6. Kies Mevrouw of De heer. (Door het kiezen van de optie Mevrouw, De heer, geeft u in het systeem aan of het een man of een vrouw betreft)
7. Vul daarna de voorletters in, de voornaam, eventueel een tussenvoegsel (zoals: van der) en de achternaam
8. In de tweede regel kunt u een tweede tussenvoegsel en achternaam invullen voor personen met een dubbele achternaam.
9. Vink aan of de persoon als lid moet worden vastgelegd of als relatie door of bij Lid sinds  een vinkje aan te zetten of bij Relatie sinds  een vinkje aan te zetten. Het is ook mogelijk iemand gelijktijdig zowel als lid als relatie, met verschillende startdatums in te voeren.
10. Kies bij Wie betaalt, of de persoon zelf betaalt, of een andere persoon of organisatie die reeds eerder zijn ingevoerd in het systeem.
11. Indien u kiest voor Ander betaalt: persoon   of organisatie,   kunt in de lege regel eronder een deel van de achternaam of de voornaam of het verenigingsnummer invullen. Bij ieder ingevuld gegeven zal het systeem de personen of organisaties tonen die daaraan voldoen. Klik op het juiste gegeven om die te kiezen.
    U kunt ook op het teken [...] aan het einde van dit veld drukken om in een lijst te zoeken en bij het gevonden gegeven te drukken op Select
12. Kies de betaalwijze. Indien u kiest voor Auto incasso,  bent u ook verplicht een bank- of gironummer in te voeren. Indien de persoon niets hoeft te gaan betalen en u wilt geen rekeningnummer invoeren, kies dan voor betaalwijze Acceptgiro, Nota of Kas.
13. Vul de postcode in en het huisnummer. Daarna zal het systeem vanzelf het juiste adres erbij zetten.
14. Vul eventueel de velden Telefoonnummer, Mobiel nummer  of Extra nummer.  Achter deze drie velden ziet u een tweede veld. Daarin kunt u opmerkingen plaatsen, bijvoorbeeld pappa thuis of mamma werk, enz. In een later stadium zullen deze velden ook op de presentielijsten getoond worden. Op de presentielijsten zal standaard het eerste nummer getoond worden. Indien dit veld leeg is zal automatisch het tweede nummer getoond worden (mobiel) indien dat veld gevuld is.
    
15. Indien u er voor kiest om de optie Verstuur bericht naar:  aan te vinken, bent u ook verplicht een E-mailadres van de persoon in te vullen. Het systeem stuurt dan een bericht naar de persoon na het opslaan van de gegevens waarin de persoon welkom wordt geheten met vermelding van de vastgelegede gegevens en de aanvangsdatum lidmaatschap indien het een lid betreft. Ook later na wijziging van de gegevens zal er wederom een bericht verstuurd worden.Als de optie uitgevinkt wordt hoeft u ook geen emailadres in te vullen. Het mag wel, maar dan wordt er geen email verstuurd. U heeft dan wel in uw vrije lijst een kolom waar de emailadressen in staan. U kunt meerdere emailadressen in het veld invoeren. Bijvoorbeeld bij gescheiden ouders. U moet de emailadressen dan scheiden door een punt komma ;
    

Tip over veranderen aanvangsdatum bij invoer nieuw lid:

Indien u na het opslaan tot de ontdekking komt dat u de aanvangsdatum van het lidmaatschap verkeerd heeft ingevuld, wijzig deze datum dan allèèn onder Persoon  ► Koppelingen  ► Lid ► Aanvangsdatum,  en NIET in het detailscherm met de persoons- en adresgegevens. Alleen op die manier wordt de verandering van de datum goed verwerkt.

 

Tip over gebruik Kenmerken  en veld Notitie:

Indien u gegevens in het veld Notitie  heeft ingevuld is het later niet eenvoudig terug te zien. Maak daarom onder Beheer ► BasisTabellen ► Kenmerken , een kenmerk aan met de korte code N en de naam Notitie en voeg dit kenmerk bij de persoon toe onder Persoon ► Persoon ► tabblad Kenmerken ► Wijzig kenmerken. Hierdoor wordt in het personenoverzicht in de kolom Codering  zichtbaar dat er een notitie is bij deze persoon.

 

Tip over geboortedatum relatie:

U kunt geen geboortedatum voor een relatie invoeren. Het systeem zet standaard 01-01-1900 in het geboortedatum veld als opvulwaarde. Als een relatie wordt omgezet naar lid, kan de datum wel worden vervangen door de echte geboortedatum. Een relatie wordt ook niet ingedeeld in ingestelde generaties.

 

Tip over adres in buitenland:

Het is mogelijk om buitenlandse, bijvoorbeeld Belgische, adressen in te voeren. Hiervoor moeten wel enkele gegevens aanwezig zijn. In menu Beheer >> Instellingen >> Landinstelling moet een regel voor België (Belgium) aanwezig zijn met het juiste postcodeformaat: #### (4 hekjes). Als zo'n regel er niet is, kan die toegevoegd worden met link 'Landinstelling Toevoegen'.

Bij het vastleggen van een buitenlands adres bij een lid moet eerst het land gewijzigd worden. Dit staat standaard op Netherlands. Wijzig deze naar Belgium en dan zal een postcode van 4 cijfers wel geaccepteerd worden.
 

Doel is het zoeken van een bestaand (oud)lid of relatie in de module Personen ► Personen.
Met de knop Herstellen  wist u zoekgegevens en maakt u de velden schoon voor opnieuw zoeken met andere zoekgegevens. In de kolom L / R  wordt getoond of iemand Lid, Relatie, Geen  of Beide  is. Geen  is voor oud-leden en oud-relaties.

1. Ga in de rode balk naar naar Personen  ►Personen; 
2. Vul de achternaam van de persoon in in het veld  Achternaam
3. Zet de optie bij Lid / Relatie  op Lid  en de optie Actief  op Alles  en druk op het woord Zoeken;  bij Zoeken Herstellen  Persoon  Toevoegen. 
           Er kan ook gezocht worden op:
   • Verenigingslidnummer
   • Bondslidnummer
   • Rekeningnummer (om bijvoorbeeld de namen bij storno's terug te kunnen vinden)
   • Alfabet. Middels de rode letters.
     De kolommen van de gevonden personen kunnen worden gesorteerd door in de rode balk op de kolomnaam te drukken.
4. Druk bij de gevonden persoon op 
   1. het vergrootglas  om de persoon te selecteren. 
      U kunt zien dat de selectie van de persoon actief is doordat de persoonsgegevens worden vermeld boven de modulenaam Persoonsgegevens , onder de bovenste rode menubalk. U kunt na het selecteren met het vergoortglas de andere tabbladen zoals Koppelingen Lessen Leiding, enz. bewerken.
   2. het potlood  om de persoonsgegevens te wijzigen.
5. Voor het wijzigen van gegevens zie verder in deze helptekst onder Persoon Toevoegen vanaf punt 5

Tip over zoeken persoon.

Indien u een persoon heeft gezocht en geselecteerd met het vergrootglas en u vult vervolgens een verenigingslidnummer van een ander te zoeken persoon, kunt u makkelijk zoeken door het nummer in te vullen en vervolgens meteen op de verrekijker te drukken van de eerder geselecteerde persoon. Het systeem zal dan meteen overspringen op de gegevens van de nieuw gezochte persoon.